竺大伦 1111

111目前公司的档案管理是用文本式的有纸化管理，但是在实际工作中涉及到资料查找的时候，往往需要花费许多时间去查找，不能时时事事做到现找现有，特别是查找一份“陈年”的资料。建议公司档案管理在文本式的有纸化管理基础上，同时建立一个电子档案库，这样会大大的方便档案的管理、使用。

111建立电子档案库的方案

111一、购买一台电脑（也可以用一台淘汰的旧电脑，因为档案管理对电脑配置要求不高）放置于复印机房，用数据线把它同复印机连接起来（公司复印机有打印功能），方便查找资料的打印。

111二、指定专人管理。为了公司档案文件的安全、保密，规定此电脑不能同 Internet 连接；指定专人（一般为综合部档案管理者）持有此电脑的密码，由专人查取，并不定期更改电脑密码。

111三、电子档案的输入、整理

1111 、目前各公司基本都用电子化办公，如该档案文件是由我公司起草，那么一定有电子版本，可直接输入；如该档案文件是外来文件，那么可通过扫描仪（公司有）把资料以图片形式扫描到电脑上去，以图片形式保管。

1112 、电子档案的整理可以参照目前有纸化档案管理来进行，一般以时间顺序和各部门、子公司为主线进行档案归类放置（ 同一文件夹下可以有许多个文件夹，便于资料的归类、查找）。可以把既属于甲，又属于乙的档案同时归类到甲、乙文件夹下面，便于资料查找、使用。

111四、成本。建立电子档案库的成本为购买一台电脑（配置要求不高）的费用，约为 3000 元。人力成本因为是综合部人兼职，那么这笔管理费用相当于没有。

111建立电子档案库的优点：

111一、资料查取的方便、快捷。电子档案库的建立，不用再一头钻到纸堆中苦苦寻找；现只用轻轻几点，就能找到想找的资料。

111二、外来资料不容易丢失。外来资料往往在反复使用、还没有入档之前很容易丢失，目前公司也存在这一情况；但是如果实行了电子档案管理，制定公司一拿到相关的外来资料，就把它先存到电脑上的规定，那么就根本不存在外来资料丢失的情况。

111三、资料的安全。从防盗上来考虑，它同有纸化档案管理安全性一样。如果保管电子档案的电脑不上网，那么基本不存在黑客的入侵；病毒破坏电脑可能性也极大降低。因为是电子化档案，那么就不存在纸张的缺点；我们每隔半年 / 一年进行一次资料的备份，彻底保证资料的安全不丢失。